A proposito del vasto tema della protezione e della sicurezza, che si tratti di abitazioni private o di uffici o ancora di spazi commerciali, gli impianti di videosorveglianza giocano un ruolo cruciale. E per questo motivo sono sempre più diffusi.

Tuttavia e soprattutto in riferimento agli spazi aperti al pubblico come aziende, attività commerciali, cliniche e studi, per poter installare un qualsiasi impianto di videosorveglianza è obbligatorio fare richiesta di autorizzazione all’installazione.

Di cosa stiamo parlando? Facciamo riferimento alla richiesta da inoltrare all’Istituto Territoriale del Lavoro (ITL) prima dell’inizio dei lavori. Capiamo dunque meglio di cosa si tratta e quali sono i corretti passaggi da seguire.

 

SOMMARIO:

Installare un sistema di videosorveglianza: la prassi da seguire

ITL, accordi con i sindacati e rispetto della privacy: tanti elementi in campo

I documenti per l’ITL: uno schema riassuntivo

Ulteriori dettagli di carattere generale da tenere a mente

Sanzioni in caso di assenza dell’autorizzazione: meglio fare attenzione

 

ITL, accordi con i sindacati e rispetto della privacy: tanti elementi in campo

L’installazione di un sistema di videosorveglianza è regolamentata dall’art. 114 del D. Lgs. n° 196/2003 che richiama l’art. 4 della Legge n° 300/1970. E, come già accennato, è condizionata al rilascio dell’apposita autorizzazione di installazione e utilizzo dell’impianto da parte dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL) competente per territorio di riferimento.

In funzione della norma sopra citata, l’istanza di installazione, inoltrata dal datore di lavoro, dev’essere supportata e motivata da specifiche esigenze organizzative e produttive. E soltanto a seguito delle relative valutazioni tecniche, effettuate sulla base della documentazione allegata, l’ufficio competente rilascia alla ditta il provvedimento di autorizzazione alla videosorveglianza.

Inoltre individua quelle che sono considerate le “opportune” condizioni di utilizzo del sistema, che hanno potere vincolante per l’azienda e che sono volte a tutelare la privacy dei lavoratori. In linea generale, infatti, secondo le norme sulla privacy, non è mai possibile riprendere un dipendente in una postazione fissa con finalità di controllo.

Di base deve sempre esserci un accordo con i sindacati, in riferimento per esempio alla sorveglianza di alcune aree come i cortili, i magazzini o ancora i parcheggi e i luoghi di transizione. In assenza di un accordo sindacale, entra quindi in gioco l’ITL di competenza che valuterà le modalità e gli scopi inseriti nella richiesta da parte del datore di lavoro.

Va da sé che il titolare dell’impianto di videosorveglianza e quindi del trattamento dei dati dovrà sempre ottemperare agli obblighi di informativa previsti dal Codice in materia di protezione dei dati personali Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

I documenti per l’ITL: uno schema riassuntivo

Sappiamo bene che fronteggiare le attività burocratiche riguardanti la richiesta di autorizzazione all’ITL di competenza può essere complesso.

In linea generale è quindi consigliabile affidarsi a professionisti del settore che possano fornire una consulenza adeguata a ogni singolo caso. Tuttavia abbiamo pensato di riassumere di seguito i documenti più importanti per la richiesta da presentare all’ITL:

  • istanza da parte del datore di lavoro o legale rappresentante dell’azienda, comprensiva delle motivazioni addotte e delle indicazioni sul numero esatto di telecamere da montare
  • relazione tecnica del sistema di videocontrollo
  • planimetria dei locali con indicazione di tutte le apparecchiature e i coni di ripresa
  • schede tecniche dei sistemi di videosorveglianza che saranno installati
  • due marche da bollo da € 16,00 delle quali una sarà applicata sull’istanza, l’altra dev’essere allegata alla documentazione e successivamente sarà applicata sul provvedimento di autorizzazione al momento del rilascio

Ulteriori dettagli di carattere generale da tenere a mente

Quella descritta sopra è la procedura standard per richiedere l’autorizzazione all’installazione di un sistema di videosorveglianza. Oltre ciò entrano in gioco anche ulteriori dettagli, spesso di carattere generale, che è bene conoscere e che per questo motivo vi riassumiamo di seguito:

  • la normativa interessa qualsiasi tipo di attività, non solo le aziende commerciali
  • l’autorizzazione si riferisce a una singola sede aziendale presso la quale il sistema di controllo sarà installato; di conseguenza il datore di lavoro dovrà presentare un’istanza diversa per ciascuna sede aziendale interessata
  • oltre le due marche da bollo citate in precedenza, non ci sono ulteriori spese
  • per la redazione dell’istanza non è obbligatorio utilizzare il modello proposto dall’ITL, purché il modulo scelto sia completo di tutti gli elementi necessari a un’adeguata valutazione da parte dell’ufficio
  • nel sottoscrivere l’istanza, il datore di lavoro si assume la responsabilità della veridicità delle informazioni fornite e per questo motivo non sono richiesti attestati di certificazione
  • l’autorizzazione rimane valida e senza scadenza a meno di modifiche nella configurazione dell’impianto installato e rispetto a quanto autorizzato

Sanzioni in caso di assenza dell’autorizzazione: meglio fare attenzione

Trattandosi di un obbligo normativo, il suo mancato rispetto comporta la possibilità di incorrere in sanzioni pecuniarie in caso di controllo. A meno che il fatto non costituisca un reato più grave, l’ammenda prevista varia da 154 a 1.549 € oppure prevede l’arresto da 15 giorni a un anno.

Nei casi più gravi, oltre alla possibilità che l’ammenda venga quintuplicata dal giudice, le pene sono applicate congiuntamente. Infine, per il mancato rispetto delle disposizioni in materia di videosorveglianza è prevista una sanzione amministrativa variabile da € 30.000,00 a € 180.000,00 (art. 162, comma 2 ter D. Lgs. 196/2003).